Warum ist die „Responsible Person“ für Marken außerhalb der EU so kritisch?

Hersteller und Markeninhaber außerhalb der EU müssen unter der GPSR einen in der Union niedergelassenen Wirtschaftsakteur haben. Diese Funktion — häufig als „Responsible Person“ bezeichnet — geht weit über eine Etikettenangabe oder eine bloße EU-Postadresse hinaus.

Welche Aufgabe hat die Responsible Person eigentlich?

Nach den offiziellen Erläuterungen der Europäischen Kommission und des BMUV darf ein Produkt nur dann auf den Unionsmarkt gelangen, wenn ein in der EU niedergelassener Wirtschaftsakteur existiert. Diese Rolle kann ein EU-Hersteller, ein Importeur, ein Bevollmächtigter oder unter bestimmten Bedingungen ein Fulfillment-Dienstleister sein.

Der Zweck ist pragmatisch: Wenn der eigentliche Hersteller außerhalb der EU sitzt, brauchen Behörden einen tatsächlich erreichbaren Ansprechpartner innerhalb der Union. So kann der Dialog zu Produktsicherheit und Konformität schnell geführt und Korrekturmaßnahmen zügig umgesetzt werden.

Kein Name, sondern echte Verantwortung

Die Responsible Person trägt konkrete Pflichten:

• Sicherstellung der Produktidentifikationsmerkmale (Herstellername, Modell, Charge),
• Bereitstellung der Hersteller- und eigener Kontaktdaten am Produkt oder in der Produktinformation,
• Verfügbarkeit notwendiger Anleitungen und Sicherheitshinweise in passender Sprache und Form,
• Übermittlung technischer Unterlagen und Konformitätsnachweise an Behörden auf Anfrage,
• Mitwirkung bei Korrekturmaßnahmen wie Rückrufen, Marktrücknahmen oder Warnhinweisen.

Diese Rolle als „europäische Postadresse“ zu verstehen ist gefährlich. Eine schwache oder unklare Struktur erzeugt nicht nur rechtliche Risiken — sondern kommerzielle Blockaden: Importeure, Händler und Marktplätze entfernen Produkte mit unklarer Responsible-Person-Konfiguration regelmäßig.

Warum sollten Marken das strategisch angehen?

Einige internationale Marken sehen die Anforderung weiterhin als kurzfristige Etikettenkorrektur. Tatsächlich ist diese Funktion ein Kernbestandteil von Produktlebenszyklus und Krisenmanagement. Wenn Behörden Produktinformationen anfordern, wenn ein Online-Angebot beanstandet wird oder ein Rückruf nötig wird — sie ist die erste Kontaktstelle.

Eine professionelle Struktur erfordert:

• Klare vertragliche und dokumentarische Verantwortung,
• Schnellen Zugang zu den technischen Unterlagen,
• Mehrsprachige Kommunikationsfähigkeit (DE/EN, ggf. weitere),
• Reaktionsgeschwindigkeit in Stunden, nicht Wochen.

Eine gut aufgesetzte Lösung erleichtert den EU-Markteintritt und vereinfacht die Verteidigung des Produkts im Problemfall. Eine schwache Lösung erschwert beides.

Praktische Konsequenz für Nicht-EU-Marken

Für Marken, die aus dem Ausland in die EU verkaufen, ist die Responsible Person obligatorisch. Der Aufbau kann intern über eine EU-Tochter erfolgen oder — besonders für KMU und kleinere Marktplatzanbieter — über eine spezialisierte EU-basierte Beratung. Letzteres ist in der Regel schneller und kosteneffizienter.